Wykonawcy w zapytaniu

                                                                                                                                                           

25 września 2017 r.    

Dot. ZAPYTANIA OFERTOWEGO poniżej równowartości 30.000 euro (art. 4 pkt 8 Pzp) dot. Wykonania fotografii reprodukcyjnych 512 obiektów muzealnych zbiorów PAN Biblioteki Kórnickiej.

 

  1. Zamawiający:

POLSKA AKADEMIA NAUK, BIBLIOTEKA KÓRNICKA

Adres: Ul. Zamkowa 5 62-035 Kórnik woj. wielkopolskie POLSKA

Zamówienie podlega dofinansowaniu w ramach Projektu: POPC.02.03.01-00-0029/16 „Cyfrowe udostępnienie zasobów Polskiej Akademii Nauk – Biblioteki Kórnickiej” i Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa.

Publikacja ogłoszenia o zamówieniu na stronie: http://www.bkpan.poznan.pl/ od dnia 25 września 2017 do dnia 4 października 2017

  1. Przedmiot zamówienia i specyfikacja techniczna

Zadanie obejmuje wykonanie fotografii reprodukcyjnej 512 (pięćset dwanaście) obiektów muzealnych (rysunki i malarstwo na płótnie, drewnie, pergaminie, papierze i kości) ze zbiorów PAN Biblioteki Kórnickiej przeznaczonych do celów badawczych oraz reprodukcji analogowej w mediach drukowanych i w internecie.

Miejsce:

Ze względu na wrażliwość obiektów na zmiany warunków klimatycznych fotografowanie musi być wykonywane w miejscu ich stałej lokalizacji tj. pomieszczeniach Zamku w Kórniku, ul. Zamkowa 5 i pomieszczeniach Oddziału PAN BK w Pałacu Działyńskich w Poznaniu, Stary Rynek 78/79.

Przedmiot:

Kolekcja malarstwa ma ogromną wartość artystyczną, historyczną i materialną. Wykonawca będzie zobowiązany do wyjątkowej dbałości o fotografowane obiekty, których stan zachowania, w wyniku czynności związanych z fotografowaniem, nie może ulec jakimkolwiek zmianom. Z tego względu prace będą odbywać się w ścisłym porozumieniu z Pracownią Konserwatorską i Działem Muzealnym PAN BK.

Obiekty przeznaczone do reprodukcji mają różną wielkość; od miniatur o długości dłuższego boku poniżej 5 cm do obiektów wielkich do 350 cm w podstawie. Sfotografowanie największych obiektów w miejscu ich stałej lokalizacji będzie wymagało zbudowania specjalnej konstrukcji, której zbudowanie należy do Wykonawcy.

Przewiduje się wykonanie co najmniej 5 ujęć jednego obiektu: awersu i rewersu obrazu jako całości oraz zdjęć detali. W uzasadnionych konserwatorsko przypadkach fotografowane będzie również ramy obrazów jako osobne obiekty.

Przyjęcie wynagrodzenia za wykonaną usługę jest równoznaczne z przekazaniem całości majątkowych praw autorskich do wykonanych fotografii, oraz praw pokrewnych.

Warunki techniczne:

Każdemu fotografowanemu obiektowi musi towarzyszyć co najmniej jeden wzorzec paskowy (maksymalnie dwa) zarówno od wzorowania 20 stopniowej skali szarości jak i koloru. Wzorce te powinny być umieszczone jak najbliżej obiektu właściwego jednakże z zachowaniem takiej odległości, która umożliwiałaby bezproblemowe odseparowanie obiektu od wzorca w przypadku jego np. publikacji.

Wielkość pliku:

– minimum 24 mpix

Rodzaje plików:

– dostarczenie każdej z reprodukcji w wersji oryginalnej DNG, TIFF oraz JPG

– przestrzeń barw Adobe RGB

– 16 bitowa głębia kolorów dla formatów DNG i TIFF, 8-bitowa dla JPG

Wykonawca we własnym zakresie odpowiada za sprzęt fotograficzny i oświetleniowy użyty do wykonania zadania jak i odpowiedzialny jest za przygotowane konstrukcji pozwalającej wykonać fotografie w w warunkach muzealnych.

Wykonawca może polecić wykonanie dodatkowych sesji reprodukcji obiektów z takimi modyfikacjami koloru, kontrastu, nasycenia uwypuklającego wybrane elementy oryginału nie widoczne w standardowej reprodukcji. (może dotyczyć każdego obiektu)

Zamawiający nie dopuszcza złożenie ofert na części zamówienia.

  1. Termin realizacji zamówienia:

Prace muszą być wykonywane sukcesywnie w terminie od 10 października 2017 r. do 31 marca 2018 r. W okresie od 10 X do 31 XI 2017 r. oraz od 1 III do 31 III 2018 r., ze względu na ruch turystyczny, prace będą odbywać się wyłącznie w poniedziałki.

  1. Sposób przygotowania i złożenia oferty:
  • Oferowana przez Wykonawcę cena łącznie z podatkiem VAT (z podaniem jego wysokości) musi zawierać wszystkie koszty i czynności niezbędne i wymagane dla realizacji zamówienia.
  • Treść oferty (zgodnie z zał. Nr 1) i jej załączniki muszą odpowiadać dokumentacji przekazywanej w ramach niniejszego Zapytania Ofertowego.
  • Ofertę (zgodnie z zał. nr 1) zawierającą proponowane wynagrodzenie łącznie z podatkiem VAT (z podaniem jego wysokości) wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć na adres: POLSKA AKADEMIA NAUK BIBLIOTEKA KÓRNICKA, ul. Zamkowa 5, 62-035 Kórnik-Zamek z dopiskiem w tytule: Oferta na zadanie: Fotografie reprodukcyjne 512.
  • Termin składania ofert: do dnia 4 października .2017 r. do godz. 15:30. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
  • Termin otwarcia ofert: 5 października 2017r. godz. 13:00.
  • Warunki udziału w postępowaniu.
  1. W zapytaniu mogą wziąć udział Wykonawcy posiadający następujące doświadczenie:

                Udokumentowane doświadczenie w realizacjach projektów zarządzania publikacjami cyfrowymi i analogowymi zbiorów archiwalnych, w tym min.:

  • 2 udokumentowane realizacje digitalizacyjne zbiorów archiwów państwowych i społecznych lub równoważnych,
  • 2 udokumentowane realizacje w mediach drukowanych, potwierdzające doświadczenie w edycji koloru zdigitalizowanych obiektów pod postacią albumów i wystaw,
  • jedna udokumentowana realizacja publikacji internetowej obejmująca edycję zdigitalizowanego zbioru w internecie.

Wykonawcy wskazują doświadczenie w Formularzu oferty z załączeniem dokumentów potwierdzających należyte wykonanie prac lub odesłaniem do stron internetowych potwierdzających należyte wykonanie lub załączeniem / wykazaniem innych potwierdzeń dokumentujących posiadanie doświadczenie.

  1. Osoba ze strony Zamawiającego uprawniona do kontaktu:

– adres do zapytań w sprawie oferty: a.losik-sidorska@bkpan.poznan.pl, tel+48  531 980 186

Wszelkie pytania do procedury i zapytania należy kierować do osoby wskazanej do kontaktu na wskazany adres e-mail.

  1. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej:

Zamawiający dokona oceny ofert i wyboru ofert na podstawie wyniku osiągniętej zsumowanej liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację do 100 (100 % = 100 pkt):

  • Punkty za kryterium „cena”, waga 50% – punkty zostaną obliczone wg następującego wzoru:

      Cena brutto za wykonanie całości zamówienia oferty najtańszej

     —————————————————————————————  x 50 = ilość punktów

       Cena brutto za wykonanie całości zamówienia oferty badanej

  • Punkty za proponowane „parametry techniczne wykonanych fotografii – wada 50%:

 

Wariant 1 Wariant 2 Wariant 3
do 6000 pix po długim boku do 7000 pix po długim boku powyżej 7000 pix po długim boku
Punkty: 0 Punkty: 25 Punkty: 50

Obliczona liczba punktów dla oferty złożonej przez danego Wykonawcę wynikająca ze wzoru zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.

Zamawiający wybierze ofertę która zdobyła największą ilość punktów w obu kryteriach.

  1. Informacje dodatkowe:

Jeżeli ofertę i załączniki podpisuje osoba nie uprawniona na podstawie aktualnych ogólnodostępnych dokumentów rejestrowych do oferty należy załączyć kopię Pełnomocnictwa dla tej osoby.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania BK PAN do zawarcia umowy z Wykonawcą.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Zamawiający nie przewiduje zwrotu jakichkolwiek kosztów udziału w niniejszym postępowaniu, niezależnie od jego wyniku, a w szczególności związanych z przygotowaniem i złożeniem oferty.

8. Załączniki: